Планирование в тайм-менеджменте

Чем выше поставленная цель,
тем удобнее смотреть на нее лежа
(Народный афоризм).

Чтобы цели так и не остались целями на бумаге, необходимо планировать их осуществление. Планирование является одним из важнейших условий организации эффективной работы и отдыха. Оптимальное распределение ресурсов для достижения поставленных целей – и есть планирование.

Привычка четкого расписания и планирования нам прививается со школы, когда уроки и перерывы происходят по расписанию, но в жизни, к сожалению, так бывает крайне редко. Обстоятельства нам все время подкидывают сюрпризы, неожиданные встречи, которые не позволяют идти по намеченному плану.

У древних греков было два Бога, олицетворяющих разное время. Бог Хронос — всепожирающий Бог хронологического времени, который не жалеет никого. И Бог Кайрос — древнегреческий Бог счастливого мгновения, шанса, неуловимого мига удачи, который всегда приходит неожиданно, и поэтому нужно успеть им воспользоваться.

Давайте рассмотрим технологию, позволяющую наиболее эффективно использовать Хронос и поджидать Кайрос.

1) Технология жестко-гибкого планирования.

Хороший план – выполнимый. Для того, чтобы в погоне за «успеть все», не упустить главное, как ни странно, необходимо отойти от тотального жесткого планирования. Техника жестко-гибкого планирования помогает успеть сделать главное!

Суть технологии заключается в следующем.

Ежедневник делится на две части. В левой части указываются жесткие задачи, привязанные к определенному времени, это задачи, которые, скорее всего, не могут быть запланированы на другое время. Например, совещание, конференц-связь, обучение, посещение бассейна (в случае, если, например, бассейн работает только в определенные часы) и пр. До и после каждого события лучше оставить небольшой временной резерв для небольшой подстраховки от непредвиденных обстоятельств, таких, которые бывают, если задерживается клиент или совещание начинается на полчаса позднее.

Справа выписываются гибкие задачи, те, которые не привязаны к жесткому времени, те, которые могут быть выполнены в любое свободное время. Например, поездка в банк за выписками по счету или посещение химчистки, текущие дела на работе. Гибких задач может быть много, из которых необходимо выделить 1, максимум 2 приоритетные задачи. Важно обратить внимание на тот факт, что может возникнуть большое искушение раскидать гибкие задачи по жесткому плану, однако этого делать не рекомендуется, ведь жизнь часто подкидывает неожиданные обстоятельства, в которых спасательным кругом и является гибкость.

Как это работает? Очень просто! За всеми жесткими встречами и задачами остается четко запланированное время с резервом до и после, а оставшееся в перерывах время используется, в первую очередь, для решения гибких приоритетных, затем – всех остальных гибких задач. Те гибкие не приоритетные задачи, на которые, возможно, не хватает Хроноса или не было удачного Кайроса, спокойно переносятся на следующий день.

Вполне возможно, что к концу дня не будут выполнены абсолютно все запланированные задачи, но, благодаря технике жестко-гибкого планирования, удастся решить задачи, ведущие к главным целям нашей жизни. Ведь главная цель тайм-менеджмента вовсе не заключается в том, чтобы успеть все, тайм-менеджмент дает инструменты для того, чтобы успевать главное!

ЗАДАНИЕ: Попробуйте построить свои задачи на день согласно технологии жестко-гибкого планирования.

2) Планирование отдыха.

В нашем динамичном мире, перенасыщенном современными технологиями и информационным потоком, часто не хватает энергии для выполнения всех задач и осуществления всех планов.

Плохие новости в том, что без отдыха восстанавливать энергию не удастся. Все может закончиться тем, что рано или поздно, усталость приведет к потеряете вкуса к жизни, и никакие личные цели уже будут вдохновлять, а путь к их достижению потеряет всяческий смысл. Поэтому отдых, как и работу необходимо планировать.

Хорошие новости в том, что нехватку количественного показателя отдыха, можно эффективно компенсировать качественным показателем.

a) Ритмичный отдых

Человек – биологическое существо и мы все живем в своих биоритмах. Поэтому на эффективность положительно будет влиять ритмичный отдых. Не зря в школах урок длится 45 минут, а пара ВУЗах 1,5 час. Итак, для восстановления энергетического ресурса необходимо организовывать регулярный отдых. Например, 5 минут каждый час или 10 минут каждые 1,5 часа.

b) Пятиминутки

Максимальное переключение в отдыхе также положительно сказывается на дальнейшем решении задач. Вариантов может быть множество: смена обстановки (выход из помещения на улицу), чаепитие, выполнение простых физических упражнений и пр.

c) Эффективный сон

Даже не увеличивая время на сон, можно повысить его эффективность, если:

• Сохранять стабильное время отхода ко сну и пробуждения
• Хорошо проветрить помещение перед сном
• Не есть за несколько часов до сна
• Использовать какой-либо способ переключения в режим сна (чтение, прогулка, музыка)
• Продолжительность сна будет кратна циклу (смена быстрой и медленной фазы сна). Обычно это 1-2 часа. Например, если цикл 1,5 часа, то желательно спать 7,5 часов, а не 8.
• 
  

ЗАДАНИЕ: Запланируйте свой отдых, выбрав один из вышеперечисленных способов.

Статья подготовлена Молчановой Мариной

Ведущим бизнес-тренером УЦ Diamond-Training